Recrutement D'un Expert Chargé(e) de l’Administration et des Finances de PASA2

 INFORMATIONS SUR LE POSTE

Intitulé du poste :

Statut :

Bande de rémunération :

Lieu d’affectation :

Date d’affectation :

Supérieur hiérarchique :  

Expert régional Responsable Administratif et Financier PASA2  Personnel National 

4

N’Nzérékoré 

Avril 2022

Responsable de Marché 

• Les tâches confiées au salarié incluent, entre autres, le traitement et la gestion autonomes des prestations de services du bureau Nzérékoré et des processus commerciaux dans les différents volets du projet.
• Le salarié dispose d'une marge d'appréciation au niveau des contenus lors de la prise de décisions techniques et de décisions déléguées susceptibles d'avoir des effets à long terme.

A.    Domaine de responsabilité

Sous la supervision de la RM, le titulaire du poste accomplira les tâches suivantes :

• Accomplir des tâches dans le respect des Orientations et règles de la GIZ
• Exécuter de façon correcte et conforme aux directives de la GIZ des prestations de services au sein de l’équipe 
• Appuyer la Chargée du projet dans ses fonctions administratives et financières
• Participation à la saine gestion des fonds co-financés (BMZ/UE)
• Assurer une bonne planification budgétaire du projet (mensuelle et annuelle)
• Assurer les tâches de direction du personnel administratif placé sous ses ordres (secrétaire-caissier, comptable, chauffeurs et autres) ;
• Assurer le bon fonctionnement de la comptabilité selon le règlement GIZ ; 
• Assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau de

la GIZ ;

B.    Attributions

1.    Responsabilité de direction

Le/la titulaire du poste

• Assume la responsabilité des domaines d’activités qui lui sont assignés, des demandes de services et mesures relatives aux membres du personnel de PASA2 basés à N’zérékoré, ainsi que l’encadrement des salariés placés sous son autorité ;
• Dirige le personnel en conformité avec les principes et directives de direction, de manière à renforcer l’identification avec l’entreprise, à assurer une exécution autonome des tâches assignées et à laisser suffisamment de place à la créativité et à l’innovation ;
• Est responsable de la recherche, de la sélection, de la classification hiérarchique, de l’affectation et du développement professionnel du personnel placé sous son autorité ; 
• Est chargé de contrôler, piloter et assurer la fourniture de prestations économiquement rentables de la part de ses subordonnés ;
• Procède tous les ans aux évaluations des résultats du personnel placé sous son autorité (entretien individuel).
• Organise le bon fonctionnement de l’administration en tenant compte des congés administratifs et autres absences éventuelles  

C.    Attributions

2. Responsabilité de direction

Le/la titulaire du poste

• • Assume la responsabilité des domaines d’activités qui lui sont assignés, des demandes de services et mesures relatives aux membres du personnel de PASA2 basés à N’zérékoré, ainsi que l’encadrement des salariés placés sous son autorité ;
  • Dirige le personnel en conformité avec les principes et directives de direction, de manière à renforcer l’identification avec l’entreprise, à assurer une exécution autonome des tâches assignées et à laisser suffisamment de place à la créativité et à l’innovation ;
  • Est responsable de la recherche, de la sélection, de la classification hiérarchique, de l’affectation et du développement professionnel du personnel placé sous son autorité ; 
  • Est chargé de contrôler, piloter et assurer la fourniture de prestations économiquement rentables de la part de ses subordonnés ;
  • Procède tous les ans aux évaluations des résultats du personnel placé sous son autorité (entretien individuel).
  • Organise le bon fonctionnement de l’administration en tenant compte des congés administratifs et autres absences éventuelles

3. Administration

Le/la titulaire du poste

• • Se concerte avec le Bureau GIZ et la RM sur la forme de la mise à disposition des prestations (organisation

de réunion de démarrage lors de lancement de contrats ou d’achats avec le bureau, lorsque cela s’avère nécessaire) ;

• • Suit l’élaboration et la mise en œuvre des contrats de prestation, des subventions locales et des grants (saisit dans Procurement Portal des demandes de contrats au siège)
  • Participe à la formation du personnel administratif et des partenaires sur ces sujets.
  • Monitore tous les contrats élaborés pour le projet, répartit les charges contractuelles en fonction des PN
  • Assurer le bon déroulement (préparation et accompagnement) des audits, des contrôle internes et des révisions.
  • Organiser et structurer l’administration et la logistique des bureaux du projet d’une manière effective et efficiente concernant toutes les ressources (personnel, équipement, énergie etc. 
  • Faire appliquer et contrôler les procédures en termes d’achats de matériel
  • Assure les relations avec les banques et le bureau GIZ en ce qui concerne les O&R, les procédures administratives

Supervise le bon fonctionnement du bureau à N’Zérékoré

4.    Finances et comptabilité

Le/la titulaire du poste

• Contrôle de l’archivage physique et DMS conformément aux règles de la GIZ
• Procède à des contrôles inopinés des livres de caisse et de banque ;
• Assurer une bonne planification budgétaire annuelle et mensuelle du projet et son suivi ; communication et harmonisation avec le controlling de l’unité de coordination en Allemagne ;
• S’assure du bon fonctionnement des systèmes de suivi financier et de contrôle interne pour les 2 Bailleurs (UE/BMZ)
• Suit la bonne répartition des coûts entre les bailleurs
• Met en œuvre la répartition des Coûts par Outputs, élabore le rapport KOMP 
• Elabore le rapport financier annuel pour l´UE
• Faire le monitoring et le suivi des coûts, créances et dettes, etc. ;
• Suivi de la gestion des finances et comptabilité du projet, 
• Planifier et établir les demandes de fonds & leur suivi ;
• Ordonnancement de toutes les dépenses dans les limites autorisées par la RM ;
• Participation à l'élaboration des offres du projet du côté financier ;
• Assurer le respect des délais et de la régularité en matière des clôtures mensuelles et annuelles

1. Ressources Humaines
   • En collaboration avec le bureau GIZ et la RM, définit et établit les profils des postes placés sous son autorité à pourvoir
   • Travaille en étroite collaboration avec le bureau aux processus de recrutement de personnel du projet (pré sélection et interview, démarches administratives) 
   • Veille au suivi des contrats du personnel national, congés, absences, mesures disciplinaires, requêtes individuelles en collaboration avec le Bureau GIZ
   • Etablit et coordonne les plans de formation du personnel en collaboration avec le bureau GIZ
   • Veille à la tenue des évaluations annuelles du personnel national du projet,
   • Gère les informations relatives au personnel en toute confidentialité
   • En accord avec la chargée de Projet et en collaboration avec le bureau GIZ régler les affaires du personnel national GIZ du projet.

2. Juridique
   • Apporte un soutien à la RM dans la gestion des contentieux, s’assure de la divulgation des mesures contre le détournement et la corruption ;
   • Assure la diffusion des informations à la RM en cas d’incident.

5.         Autres Attributions 

• Aide à l’exécution d’autres activités de programme et tâches suivant les instructions reçues,
• Assure la gestion des processus spécifiques à l’Assistante Technique ;
• Assure la sécurité opérationnelle du personnel en en qualité de point focal sécurité
• Apporte un appui au bureau pour d’autres tâches qui nécessite son intervention,

Assume d’autres activités et tâches sur instruction de sa supérieur/la chargée du projet.

A.    Qualifications, compétences et expérience requises

Qualifications minima requises :

• Bac +5 ;
• Diplôme de Master en gestion des projets, administration et finances ou équivalent ;
• Au moins trois (5) ans d’expérience professionnelle significative à un poste similaire, une 1^ère expérience de travail avec la GIZ est un atout 
• Expérience de travail avec des fonds de l’Union Européenne est un atout
• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication ainsi que des applications informatiques (MS Office, SAP, vidéos conférence) 
• Très bonne maitrise (à l’oral et à l’écrit) du français et de l’anglais, des connaissances en allemand seraient un atout. 
• Excellentes capacités de gestion et d’apprentissage, bonne résistance au stress, aptitude à travailler en équipe/ compétences interculturelles

Autres connaissances/compétences

• Intégrité parfaite et bon sens pour la mise en œuvre de mesures contre le détournement et la corruption ;
• Maîtrise des outils informatiques notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, etc. ;
• Connaissance avérée des exigences, procédures et règles de la comptabilité de la coopération

bilatérale / internationale ;

• Capacités de communication avec tous les échelons de l'équipe du projet et de suivi de l'exécution des travaux de gestion administrative et financière ;
• Bonne résistance au stress;
• Esprit ouvert et analytique ; esprit d’équipe
• Connaissances de base de l'anglais ;
• Bon sens de l’organisation;
• Dynamisme et discrétion;
• Disponibilité et rigueur;
• Connaissances spécifiques dans son domaine d'intervention / ou capacité à saisir et maîtriser rapidement des Innovations ;
• Bonne gestion du temps;
• Mentalité de service

                 â–ª     

CANDIDATURE

• Demande manuscrite
• Une lettre de motivation, 
• Un extrait de naissance
• 02 photos d’identité
• Un CV détaillé actualisé
• 03 références
• Des copies légalisées des diplômes et attestations
• Un extrait de casier judiciaire

Les candidat (e)s intéressé (es) dont les profils répondent aux critères du poste sont prié(es) de faire acte de candidature AU PLUS TARD LE 24 Mars 2021 à 17h15mn.

Electronique en envoyant le dossier de candidature à l’adresse : recrutement.guinea@giz.de avec comme objet mention « Projet Santé de la Reproduction et de la Famille-Candidature au poste Expert régional Responsable Administratif et Financier PASA2 »

        -     Les candidatures féminines sont vivement souhaitées

Seuls les candidats ou candidates présélectionnés seront contactés pour la suite de la procédure.