AVIS DE RECRUTEMENT

FMG recrute pour ses programmes /projets en Guinée :

UN (E) ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF-(VE)- CAISSIER (E) à Conakry (H/F)

Le poste est basé à Conakry avec déplacements fréquents dans les périmètres de mise en œuvre du projet : Boké, Kindia, Labé et Mamou.

L’Assistant (e) administratif (ve) caissier(e)-archiviste est un(e) spécialiste polyvalent pouvant intervenir indifféremment sur des tâches administratives de la gestion d’une d’organisation et apte à tenir une comptabilité de caisse.  Les tâches administratives supposent pour lui/elle des compétences dans le classement et archivage administratifs. Il/Elle coordonne les actions liées à son domaine d’activité.

Il/elle exerce des activités de secrétariat diversifiées qui couvrent toutes les fonctions de l’organisation. L’Assistant (e) administratif (ve) caissier(e)-archiviste est l'intermédiaire direct des partenaires internes (responsables et autres salariés) et externes (clients, fournisseurs, organismes sociaux, conseils, etc.) de l'organisation.

De façon spécifique, L’Assistant (e) administratif (ve) caissier(e)-archiviste devra s’acquitter au bureau de FMG à Conakry des tâches suivantes :

REALISATION DE TRAVAUX BUREAUTIQUES A L'AIDE DE LOGICIELS

•          Saisie, mise en page et modification de tout document à l'aide des applications bureautiques dans le respect des normes de présentation et éventuellement d’une charte graphique
•          Organisation et gestion du classement bureautique pour le partage et la conservation de l'information

REALISATION DES TRAVAUX DE GESTION ADMINISTRATIVE

•          Rédaction d’écrits professionnels pour traiter des situations diverses
•          Traitement des informations selon les procédures administratives
•          Réalisation et suivi des tableaux de bord et des statistiques liés aux activités de l’organisation
•          Conception des documents types et automatisation des tâches bureautiques pour optimiser le poste de travail
•          Gestion des ressources matérielles courantes du bureau de la coordination
•          Identification, planification et suivi des opérations et tâches pour la réalisation d'un événement ou la gestion d'un dossier.
•          Traitement des demandes d'informations diverses en fonction de leur nature et du statut de l'interlocuteur
•          Classement et archivage selon les procédures mises en place.

ASSURER LE POSTE D'ACCUEIL AU BUREAU AU BUREAU DU PROJET

•          Accueil et orientation d’un correspondant téléphonique et / ou d’un visiteur
•          Réponse à des demandes d'informations émanant de visiteurs
•          Gestion du planning des activités, tenue des agendas

ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE CAISSE

•          Réalisation des travaux courants de gestion d’une caisse en respectant les procédures y relatives
•          Tenir un livre de caisse, compléter le livre de caisse d’une façon journalière et faire le classement de toutes les pièces relatives aux dépenses.
•          Tenir une comptabilité entrée/sortie de la caisse
•          Appui à la gestion financière et à la tenue de la comptabilité à Bujumbura ; tenue d’inventaire de secrétariat.

Qualifications et expériences

•          Un Diplôme d’enseignement supérieur, de préférence en assistant de gestion PME-PMI ou gestion et administration des entreprises.
•          Formation de niveau BAC +2 : BTS Assistant de Gestion, BTS Assistant de direction, BTS Assistant de manage,

•          Une expérience professionnelle prouvée d’au moins trois (03) ans dans la pratique de secrétariat ou à un poste similaire ou équivalent de préférence dans une ONG guinéenne ou internationale.
•          Posséder les connaissances de base en comptabilité de caisse, et secrétariat
•          Maîtriser les techniques de communication téléphonique
•          Maîtriser les techniques de communication par internet / Maîtriser les outils web
•          Compétences en techniques de recherche d’information, de classement et d’archivage
•          Assurer le traitement des courriers électroniques et physiques
•          Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers
•          Gérer les agendas d’une équipe
•          Gérer les commandes de fournitures pour le fonctionnement du bureau
•          Appliquer les procédures administratives
•          Traiter les pièces comptables relatives au fonctionnement du bureau, les vérifier les suivre et les acheminer vers le comptable.

Qualités requises

•          Maîtriser l’expression orale et écrite de la langue française.
•          Savoir organiser son poste de travail et ses activités
•          Etre capable de se conformer à des procédures, des consignes et des opérations méthodiques.
•          Identifier les priorités et savoir s’adapter à des tâches variées
•          Etre rigoureux, faire preuve d’autonomie
•          Savoir faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
•          Savoir rendre compte de son activité, oralement ou par écrit
•          Faire preuve de diplomatie, d’aisance relationnelle pour s’adapter à des interlocuteurs variés.

Contrat à Durée Déterminée à terme précis (CDD à terme précis) de droit guinéen de 1 an renouvelable entrant en vigueur à compter de la date de signature.

N.B : Le contrat est soumis à une période d’essai de trois (3) mois au terme de laquelle une évaluation est prévue.

Il/Elle est sous l’autorité administrative du Directeut Exécutif de FMG et sous l’autorité fonctionnelle de la Coordinatrice des actions de Memisa en Guinée. IL/Elle reporte directement à l’Assistant Technique Administrateur-Gestionnaire de Memisa en Guinée son supérieur hiérarchique avec qui il a un lien technique.  Le/la titulaire de ce poste doit être en mesure de travailler de façon indépendante et en dehors des heures normales de service pour satisfaire les exigences de qualité et délais de rapportage contenus dans les protocoles d’accord de financement.

Le/la titulaire du poste est basé à Conakry avec déplacements fréquents dans les périmètres d’exécution du projet au besoin. Il/Elle doit être apte à travailler en équipe et sous pression. Il doit pouvoir s'adapter aux conditions de travail de FMG. 

Le dossier de candidature avec la mention « candidature au poste de « ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF-(VE)- CAISSIER (E)-ARCHIVISTE » du projet DGD » devra contenir : une lettre de motivation précisant la prétention salariale et la date de disponibilité d’une page maximum, un CV signé, les attestations de travail et de stage, une copie de(s) diplôme(s) et les contacts d’au moins trois références susceptibles d’être consultées par nos soins.

Date limite d’envoi du dossier : 15/02/2022 à 17h.

NB : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés par téléphone et aucun dossier ne sera retourné, veillez bien à ne transmettre aucun original dans votre dossier.